Virtual Business Collective bestaat 2 jaar! 4 belangrijke lessen die we leerden

Hiep, hiep, hoera! We vieren deze week onze tweede verjaardag. We kijken daarmee al terug op een geweldige tijd, waarin we geweldige successen hebben gevierd. En als we eerlijk zijn, waarin we ook veel hebben geleerd. Die kennis gebruiken we iedere dag om onze klanten te helpen, zodat jij geen last hebt van de valkuilen waar wij intrapten.

4 belangrijke lessen die we leerden

Benieuwd naar de lessen die we leerden tijdens onze eerste 2 jaren? We zetten de belangrijkste 4 voor je op een rij:

• Maak je bedrijf schaalbaar
• Systematiseer en deel kennis
• Beschrijf werkprocessen
• Haak experts aan

1. Maak je bedrijf schaalbaar

Tijdens twee jaar ondernemen is goed duidelijk geworden hoe we slechts een bepaald aantal uren per dag tot onze beschikking hebben. Om voorbij ‘tijd’ als de beperkende factor te groeien is het belangrijk om jouw bedrijf schaalbaar te maken.

Het ging niet vanzelf, maar we maakten de stap van een doe-modus naar een delegeer-modus. We slaagden erin niet langer IN ons bedrijf te werken, maar er AAN. Het is onze belangrijkste tip voor ondernemers die willen groeien. Door details los te laten, meer kennis te delen en de stap van micro- naar macro-management te maken.

Nu ons bedrijf schaalbaar is hebben we onszelf misbaar gemaakt. Als we onverhoopt uitvallen of aanwezig zijn ontstaat er niet meteen paniek. De kennis uit ons hoofd is ook bij onze medewerkers beschikbaar. Wij kunnen daardoor onbeperkt doorgroeien, ondanks dat er nog steeds maar een beperkt aantal uren in een dag zit.

2. Systematiseer en deel kennis

Vervul jij nog steeds de rol van marketeer, financieel medewerker, HR-professional én salesmanager? Als we iets hebben geleerd is het wel om dit te systematiseren en jouw kennis te delen met experts op dat gebied.

Natuurlijk zit jouw hoofd vol met waardevolle kennis en wil je graag zeker weten dat de juiste nieuwe medewerkers worden aangenomen. Dat kan door er zelf doorlopend bij betrokken te zijn, maar veel beter werkt het om hier standaardprocedures voor te ontwikkelen.

Wij ontwikkelden standaarddocumenten, om onze kennis te systematiseren. We delen onze kennis door die op papier te zetten, zodat onze medewerkers daarmee aan de slag kunnen. We hoeven niet langer steeds opnieuw het wiel uit te vinden. En belangrijker nog, we hoeven dat niet langer van onze medewerkers te verwachten.

Download het e-book ‘Werkproces Onboarden nieuwe medewerkers’

3. Beschrijf werkprocessen

In het verlengde van de vorige tip is het belangrijk om werkprocessen te beschrijven. Doe dat zo nauwkeurig mogelijk, met in ieder geval de volgende informatie:

• Beschrijving van de taak
• Beschrijving van de tool
• Beschrijving van de rol

Wat is de taak waar het om gaat, welke tool gebruik je daarvoor en welke rol speelt de betrokken medewerker? Vanuit die informatie kun je iedereen taakgericht laten werken. Je draagt kennis over en maakt de uitvoerder misbaar. Vertrekt er een medewerker of is die tijdelijk niet beschikbaar? Dan kan het werk toch door blijven gaan.

Het is voor ons een belangrijke les geweest om AAN ons bedrijf te kunnen werken, in plaats van er IN. Dankzij de werkprocessen kunnen wij ons bezig houden met groei, strategie en innovatie. We ontgrendelden nieuwe mogelijkheden om door te groeien, dankzij de schaalbaarheid waar we al eerder aan werkten.

4. Haak experts aan

Tenslotte is het belangrijk om experts aan te haken, en zelf een stapje terug te doen. Een belangrijke stap om de werkprocessen tot uiting te laten komen, de systematiek van waarde te maken en de schaalbaarheid van jouw bedrijf optimaal te benutten.

We roepen tegenwoordig regelmatig (tijdelijk) hulp in van experts. We gebruiken Virtueel Support Professionals en Virtueel Assistenten, net als medewerkers die bij ons op kantoor van grote toegevoegde waarde zijn.

Het resultaat van die belangrijke lessen is onze TPPT-methode, waarmee we onze klanten helpen om te groeien en hun bedrijfsprocessen beter in te richten. Met aandacht voor de Tijd, Planning, Processen en het Team zorgen we ervoor dat ook jij de vruchten kunt plukken van de lessen die we hebben geleerd.

Ons verjaardagscadeau voor jou

De reden om deze vier belangrijke lessen te delen is onze tweede verjaardag, die we natuurlijk graag met jou vieren. Bij verjaardagen horen cadeautjes, dus voor jou hebben we een beschrijving van ons werkproces voor het ‘Onboarden van nieuwe medewerkers’. Hopelijk maakt dit het jou weer een stukje makkelijker om nieuwe (virtuele) krachten in te huren, waarmee je jouw bedrijf kunt laten groeien. Download het werkproces of stel ons je vragen, we horen graag van je!