Even snel een snotneus afvegen, het familiefeest voorbereiden, de was draaien en ondertussen eigenlijk de deadline voor die belangrijke klant halen: we hebben het zo druk dat we eigenlijk nergens mee aan toekomen. Hoe balanceren we de rollen als ondernemers, moeders van (in totaal) 7 kinderen, echtgenoten, huisvrouwen, vriendinnen en familieleden én blijven we ondertussen groeien? Het lijkt een haast onmogelijke taak, vooral als je af en toe ook een rondje wilt hardlopen en alles onder strenge tijdsdruk staat. Er moet van alles tegelijk gebeuren, waardoor we de hele dag door op het hoogste niveau multitasken.
Het was lange tijd de manier waarop we werkten bij Virtual Business Collective. Er lag altijd meer werk dat nog afgerond moest worden, terwijl we plannen voor de toekomst wilden maken. En die wilden uitwerken, terwijl we klanten ook buiten kantoortijden graag te woord stonden. Totdat we thuis een maaltijdbox ontvingen. En er ineens van alles op z’n plek viel.
Net als een paklijst
Wat is er heerlijker dan manieren om het makkelijker te maken met een voorspelbaar resultaat? Onze vakantiekoffers pakken we in met een paklijst, iets dat ook uitstekend blijkt te werken voor het on-boarden van nieuwe medewerkers. Slimme processen voorkomen dat we belangrijke zaken vergeten en maken het ons een stuk makkelijker.
Net als de maaltijdbox, met een hele week aan maaltijden. Keurig gesorteerd en met een duidelijke handleiding. Die de perfecte metafoor bleek voor hoe we het in ons bedrijf moesten organiseren. Met een handleiding voor de te bereiden recepten. Om de aardappels tegelijk gaar te krijgen met de boontjes en te voorkomen dat het vlees ondertussen verkoolt.
En nog een stap verder, zodat onze kinderen het eten kunnen bereiden die we taken zonder zorgen uit handen kunnen geven. Zodat we minder werk op ons bord hebben, terwijl we zeker weten dat het op de juiste manier gebeurt.
Delegeren aan de minst geschikte
Met goede processen kun je taken delegeren aan degene die daar op het eerste gezicht het minst geschikt voor lijkt. Onze kinderen koken geweldige maaltijden, waarvan we stiekem niet eerder zo heerlijk aten. Dat zette ons als ondernemers aan het denken.
Hoe kunnen we een dergelijk ‘recept’ ontwikkelen voor de terugkerende taken in ons bedrijf? Om te delegeren aan de minst hoogopgeleide medewerkers, zonder aan kwaliteit of betrouwbaarheid te verliezen. Voor een voorspelbaar en feilloos eindproduct, waarbij voor iedereen altijd duidelijk is wanneer ze wat van ons kunnen verwachten. Met de garantie op tevreden klanten en een schaalbaar bedrijf.
We zijn in de zakelijke keuken gedoken om alle terugkerende taken op een rij te zetten. Die hebben we uitgewerkt tot de belangrijke processen. Om ze vervolgens zoveel mogelijk te digitaliseren en automatiseren. En het resultaat mag er zijn!
Onze klanttevredenheid is enorm toegenomen, de kosten zijn bijna gehalveerd en we maken veel minder fouten. Onze medewerkers zijn blij met het werk wat we doen. En het belangrijkste, wij hebben af en toe weer de tijd om heerlijk voor de kinderen de koken. Met tijd en aandacht, waardoor de maaltijdbox uiteindelijk het beste recept bleek voor onze zakelijke groei.
Wil jij ook weer werken aan strategie, innovatie en groei in plaats van het blussen van brandjes? Download onze gratis whitepaper ‘Een gemakkelijk recept voor groei’.
