Bij Virtual Business Collective spreken we wekelijks MKB-ondernemers die graag groter willen groeien, maar niet goed weten hoe ze dat moeten aanpakken. Ze runnen hun bedrijf en maken (of houden) dat winstgevend, maar creëren te weinig tijd om de volgende stap te maken.
Een deel van hen werkt al met virtuele medewerkers, maar is daar niet altijd tevreden over. De kwaliteit valt soms tegen, virtuele teamleden worden ziek en gaan met vakantie of ondernemers moeten steeds zelf controleren of alles wel goed is uitgevoerd. Zij en hun vaste medewerkers zijn er veel tijd aan kwijt, in plaats van dat het veel oplevert.
Hoe slagen andere MKB-ers erin om hun bedrijf wel te laten groeien door virtuele medewerkers in te zetten? Zij bouwen op een stevig fundament, waarin bedrijfsprocessen en -systemen heel duidelijk zijn geformuleerd. Het is de basis om te delegeren en zowel jezelf als andere vaste medewerkers misbaar te maken.
Investeren in systemen en processen
Succesvolle ondernemers die hun bedrijf laten groeien investeren in systemen en processen. Dat kost in eerste instantie tijd en energie, maar bouwt aan een bedrijf dat steeds meer zonder jou kan.
Denk systematisch na over belangrijke processen, om die efficiënter in te richten, om minder fouten te maken en de klanttevredenheid te verhogen. En belangrijker nog, uiteindelijk bespaart het geld als er minder (vaste) medewerkers voor nodig zijn om de taken uit te voeren.
Zet virtuele medewerkers in om meer systemen op te zetten en processen te optimaliseren. Dat is veel waardevoller dan het uitvoeren van (terugkerende) taken. Gebruik systemen en processen om tijd te winnen. Het maakt jouw bedrijf wendbaar en flexibel, met de vrijheid om te delegeren, je te richten op de strategische beslissingen en te groeien.
Creëer eigenaarschap en ambassadeurs
Maar, hoe voorkom je dat virtuele medewerkers ziek raken, op vakantie gaan of hun enthousiasme verliezen? Creëer eigenaarschap en maak ze tot ambassadeurs. Maak ze verantwoordelijk voor de processen die ze optimaliseren en de systemen die ze ontwikkelen.
Tip: creëer ervaren eigenaarschap en maak publiekelijk bekend wie er verantwoordelijk is. Beloon voor behaalde resultaten en spreek trots uit bij belangrijke mijlpalen. Dat creëert krediet om virtuele medewerkers er ook op aan te spreken als het een keer tegenvalt.
Zelf hadden we vooral met deze stap veel moeite, toen we Virtual Business Collective opbouwden. Het viel niet mee om de verantwoordelijkheid voor de systemen en processen over te dragen. Toch was het de beste keuze, omdat onze virtuele medewerkers veel meer betrokken raakten bij ons bedrijf. De loyaliteit nam toe, waardoor we ons met een gerust hart op de strategische beslissingen en ontwikkelingen konden richten.
Tip: stellen medewerkers of klanten vragen over processen of systemen? Verwijs naar de verantwoordelijke binnen jouw organisatie. Het mes snijdt aan twee kanten: de verantwoordelijke kan het best antwoord geven en ervaart een belangrijke mate van autonomie om hierop te mogen reageren.
Jouw bedrijf laten groeien met virtuele medewerkers
Wil je jouw bedrijf laten groeien met virtuele medewerkers? Net als bij vaste medewerkers is het belangrijk om ze te sturen naar de ontwikkeling van systemen en processen. Laat ze hun kennis en expertise gebruiken om processen te optimaliseren en systemen slimmer te maken. Het helpt de werkzaamheden te formaliseren, om ze iedere keer op dezelfde manier uit te voeren.
Tip: ontstaan er repeterende taken? Probeer die zo snel mogelijk te automatiseren. Het maakt de handen van (virtuele) medewerkers vrij om zich op de volgende processen en systemen te richten.
Gebruik verantwoordelijkheid voor de systemen en processen om een gevoel van eigenaarschap te creëren. Op die manier worden medewerkers ware ambassadeurs voor jouw bedrijf en de specifieke delen daarvan. Jij hebt de handen vrij om te werken aan de bredere strategie en belangrijke ontwikkelingen op het hoogste niveau. Het garandeert de mogelijkheid om jouw MKB-organisatie te laten groeien, omdat je niet steeds bezig hoeft te zijn met details die veel van je tijd opslokken.
Benieuwd hoe jij virtueel medewerkers (beter) kunt inzetten of wil je meer weten over het optimaliseren van de processen waar je mee werkt? Neem contact met ons op en ontgrendel groei. Wij horen graag van je!
