Het is een belangrijke valkuil voor veel ondernemers: micromanagement. Ze zitten te dicht op de details, waardoor ze niet toekomen aan de belangrijke strategische sessies en beslissingen.
Zelf hebben we onlangs weer een nieuwe medewerker aangetrokken, die onze klanten gaat helpen groei te realiseren. We breiden het team van Virtual Assistants uit met een bredere groep experts, vanuit onze focus op systemen die vóór ons werken. Het is de enige manier om micromanagement te voorkomen, zodat we het team kunnen managen en aansturen en ieder z’n rol kan vervullen binnen de organisatie.
Voorkom micromanagement
We hadden bij de start van onze onderneming niet kunnen vermoeden dat we zo snel zouden groeien. Achteraf is dat echter goed te verklaren, omdat we vanaf het begin volledig hebben ingezet op de optimalisatie van systemen en processen.
Onze systemen voorkomen dat we vervallen in micromanagement, waarin alle details onze volledige aandacht vragen. Het kost veel tijd en energie, twee aspecten waar we van huis uit altijd allergisch voor zijn geweest.
Toch hebben we daar hard aan moeten bouwen. Bij de start van ons bedrijf hadden we nog geen systemen voor repeterende taken, dus moesten we alles zelf doen. We renden van hot naar her, werden overweldigd en raakten het overzicht meer dan eens kwijt.
Zodra we teamleden begonnen aan te haken nam de druk alleen maar toe, omdat we overal zelf bij betrokken wilden zijn. We raakten geïrriteerd en opgebrand, waardoor het geen pretje was om met ons samen te werken. Er ging veel kostbare tijd verloren aan onze obsessieve behoefte tot schijnbare controle.
We zijn gaan bouwen aan systemen voor repeterende taken. Zowel binnen Virtual Business Collective als voor onze klanten helpen systemen ons te voorkomen dat we micromanagen. Dankzij gedetailleerde systemen is duidelijk wat er moet gebeuren en hoe dat werkt, waardoor wij er niet steeds bovenop hoeven te zitten. We hebben nu wél het overzicht en de controle, zónder dat het veel tijd en energie kost. Iets dat veel rust oplevert, net als meer toegevoegde waarde voor onze klanten.
Tijd vrijmaken voor strategiesessies
Die rust leidde bovendien tot een ander belangrijk voordeel. Dankzij de gedigitaliseerde systemen hebben we veel meer tijd voor strategiesessies. We kunnen meer focus aanbrengen en ons richten op de groei van ons bedrijf.
We houden strategiesessies met medewerkers, zonder lange overleggen over de details die nu onderdeel uitmaken van het gebruikte systeem. Na een korte sessie met veel focus pakken we het werk voor de klant weer op, waardoor er meer toegevoegde waarde ontstaat.
Binnen VBC gebruiken we systemen voor alle dagelijks taken, waardoor we veel meer tijd voor onszelf hebben vrijgemaakt. De teamsessies duren nog maar de helft zo lang en zijn gericht op het grote strategische plaatje en brainstorms voor onze klanten. Dankzij het systeemdenken zijn onze teamleden waardevolle experts geworden, in plaats van taak-apen die we moeten micromanagen.
Medewerkers met volledige verantwoordelijkheid
Dankzij de systemen kunnen we onze medewerkers volledige verantwoordelijkheid geven. Zodra we met een nieuwe klant starten brengen we daarom de belangrijkste systemen van die organisatie in kaart. Daar betrekken we ook onze vaste medewerkers bij, zodat zij daarvoor verantwoordelijkheid kunnen nemen. Bovendien leren ze de structuren en richtlijnen beter kennen, om op basis daarvan aan de slag te gaan met de verbeteringen en optimalisatie.
Dat doen we voor klanten, net als voor onze eigen organisatie. We gebruiken systemen voor repeterende taken en breiden die nog regelmatig uit. Het is iedereen goed duidelijk wat we van ons team verwachten, welke rol iedereen inneemt en waar de verantwoordelijkheden liggen. Die verantwoordelijkheid dwingt teamleden bovendien om te blijven leren en te groeien. Ze voeren taken uit en beheersen tools, waarvan ze nooit hadden gedacht dat te kunnen. Het zijn de systemen die ze daartoe in staat stellen, terwijl we als organisatie veel meer tijd hebben kunnen vrijmaken om met aandacht voor klanten te werken.
Benieuwd hoe jij met systemen kunt voorkomen dat je een micromanager wordt? Ervaar hoe we binnen een uur tijd minimaal 1 uur extra creëren in jouw agenda. En heb je andere vragen? Neem contact met ons op en ontgrendel groei. Wij horen graag van je!
